Política de Privacidad

Responsable del tratamiento: KOOMBEA S.A.S. Última actualización: 14 de agosto de 2026 Entrada en vigencia de esta versión: 14 de agosto de 2026

POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN EN MATERIA DE DATOS PERSONALES DE LA SOCIEDAD KOOMBEA S.A.S.

KOOMBEA S.A.S., sociedad por acciones simplificada debidamente constituida de acuerdo a las leyes de la República de Colombia (en adelante KOOMBEA), domiciliada en la ciudad de Barranquilla, mediante el presente documento determina las POLÍTICAS DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN EN MATERIA DE DATOS PERSONALES, las cuales fundamentan la debida protección, uso y privacidad del derecho de Habeas Data de toda aquella persona que, durante el ejercicio de la actividad económica principal de KOOMBEA, le suministre datos personales por cualquier canal o medio.

Consideraciones preliminares

1. KOOMBEA es identificada con NIT 900.182.503-8, registrada ante la Cámara de Comercio de Barranquilla con Matrícula Mercantil número 446.722, con domicilio en la Carrera 53 # 79-01, Local 301, Barranquilla, Atlántico, Colombia 08001, teléfono +57 (605) 316-1057.

2. KOOMBEA requiere recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir datos personales de trabajadores, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y postulantes.

3. KOOMBEA es responsable de organizar estos datos en bases de datos personales para su tratamiento.

4. Esta política cumple las disposiciones de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, hoy compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015; el Decreto 090 de 2018, que modificó el ámbito de los sujetos obligados a registrar bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos; la Ley 2300 de 2023 en lo relativo al contacto con consumidores; y las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5. Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, KOOMBEA otorga canales para ejercer los derechos de Habeas Data.

6. Aplica al tratamiento de datos realizado en territorio colombiano o en el extranjero por KOOMBEA y por los terceros que contrate para ello.

7. La aceptación de estas políticas es condición para establecer un vínculo con la sociedad, salvo respecto de los datos sensibles, cuya autorización es siempre facultativa.

8. Se recomienda leer este documento con atención antes de suministrar datos personales.

Capítulo I: Obligaciones del responsable del tratamiento

Primera. Objeto

Las presentes políticas constituyen el manual interno de KOOMBEA para determinar la protección, el uso y el reconocimiento de la privacidad del derecho de Habeas Data.

Segunda. Definiciones

1. Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

2. Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita del Responsable dirigida al Titular, informando sobre la existencia de las políticas de tratamiento, la forma de acceder a ellas y las finalidades del tratamiento.

3. Base de datos. Conjunto organizado de datos personales para su registro y administración, en medio físico o electrónico.

4. Dato personal. Cualquier información vinculada o asociada a personas naturales determinadas o determinables.

• 4.1 Datos de identificación. Nombre, apellido, tipo y número de identificación, fecha y lugar de expedición, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica y voz.
• 4.2 Datos de ubicación. Dirección, teléfono y correo electrónico.
• 4.3 Datos de contenido socioeconómico. Información financiera, crediticia, económica y patrimonial, propiedad de bienes, ingresos, egresos, inversiones, historia y experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, nivel educativo, capacitación e historial académico.
• 4.4 Datos sensibles. Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación: estado de salud; pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas o políticas; convicciones religiosas, filosóficas o políticas; preferencia, identidad y orientación sexual; origen étnico o racial; datos de personas de la tercera edad o menores de 18 años; datos de personas con discapacidad o con limitaciones sicomotoras, auditivas o visuales en situación de pobreza; y datos de personas víctimas de violencia, desplazamiento forzado, madres gestantes o lactantes, cabezas de familia en situación de vulnerabilidad y menores en abandono o protección.
• 4.5 Datos derivados del uso de canales digitales. Dirección IP, identificadores de dispositivo y de navegador, ubicación aproximada inferida de la dirección IP, páginas visitadas, URL de referencia y marcas de tiempo, cuando estén asociados a una persona natural determinada o determinable. Ver la cláusula trigésima primera.

5. Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

6. Responsable del tratamiento. Persona que decide sobre la base de datos y sobre el tratamiento de los datos.

7. Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

8. Tratamiento. Cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, consulta, actualización, compartir o eliminar.

9. Transferencia. El Responsable o Encargado ubicado en Colombia envía la información a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

10. Transmisión. Tratamiento que implica la comunicación de datos dentro o fuera de Colombia cuando el Encargado actúa por cuenta del Responsable.

11. Incidente de seguridad. Cualquier violación de los códigos de seguridad o pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento a la información. Ver la cláusula trigésima segunda.

Tercera. Principios para el tratamiento de datos personales

KOOMBEA cumple los siguientes principios:

1. Legalidad. El tratamiento es una actividad reglada conforme a la Ley 1581 de 2012 y a sus normas reglamentarias, hoy compiladas en el Decreto Único 1074 de 2015.

2. Finalidad. El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, informada al Titular. Los datos no se tratan por fuera de las finalidades informadas y consentidas.

3. Libertad. El tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos no se obtienen sin previa autorización, salvo mandato legal o judicial.

4. Veracidad o calidad. La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Transparencia. Se garantiza el derecho del Titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información sobre los datos que le conciernen.

6. Acceso y circulación restringida. El tratamiento está sujeto a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de la Constitución y de la ley. Solo acceden las personas autorizadas. Los datos no se ponen a disposición en Internet ni en otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para los titulares o para terceros autorizados.

7. Temporalidad. La información no se usa más allá del plazo razonable exigido por la finalidad informada. Cumplida la finalidad se procede con la supresión, sin perjuicio de las normas que dispongan su conservación por una obligación legal o contractual. Ver la cláusula vigésima novena.

8. Seguridad. La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgarle seguridad, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

9. Confidencialidad. Las personas que intervienen en el tratamiento de datos no públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con la sociedad.

Cuarta. Autorización por parte del Titular

KOOMBEA exige al Titular autorización previa, expresa e informada para ejercer el tratamiento sobre sus datos personales. La autorización se obtiene por cualquier medio que permita su consulta y verificación posterior, tanto por el Titular como por las entidades competentes.

Quinta. Mecanismos para el otorgamiento de la autorización

La autorización se otorga mediante documento físico, electrónico o cualquier otro formato o mecanismo técnico o tecnológico que garantice su consulta posterior. El documento debe permitir concluir inequívocamente que el Titular otorgó su consentimiento previo, expreso e informado para el tratamiento, según las finalidades informadas.

Sexta. Contenido de la autorización

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, la autorización debe contener:

1. La información de contacto de KOOMBEA como Responsable del tratamiento.
2. La descripción de la naturaleza y el carácter de los datos personales recopilados.
3. Las finalidades del tratamiento.
4. Los canales y medios para el ejercicio del derecho de Habeas Data: acceso, corrección, actualización o supresión de los datos.

Parágrafo único. Para los datos sensibles, KOOMBEA informa al Titular que no está obligado a otorgar autorización por el carácter sensible de esos datos.

Séptima. Aviso de privacidad

Al recolectar información y datos personales, KOOMBEA suministra el aviso de privacidad mediante documento físico, electrónico u otro formato, informando sobre la existencia de estas políticas y sobre los medios para acceder a ellas.

Octava. Contenido del aviso de privacidad

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, KOOMBEA informa a los titulares:

1. La información de contacto de KOOMBEA como Responsable del tratamiento.
2. El tipo de tratamiento y su finalidad.
3. Los canales y medios para consultar estas políticas.
4. Los derechos del Titular en ejercicio del derecho de Habeas Data.

Parágrafo único. Para los datos sensibles, KOOMBEA informa que responder a las preguntas sobre tales datos es facultativo.

Novena. Conservación del aviso de privacidad

KOOMBEA conserva el modelo del aviso de privacidad transmitido a los titulares mientras se efectúe el tratamiento de sus datos personales, y está facultada para emplear medios físicos, electrónicos o informáticos para almacenarlo.

Décima. Obligaciones de KOOMBEA como Responsable del tratamiento

Conforme al artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, KOOMBEA cumple las siguientes obligaciones:

1. Ejercer el tratamiento sobre los datos personales suministrados solo según las finalidades autorizadas.
2. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
3. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el Titular.
4. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y sobre los derechos que le asisten por virtud de la autorización.
5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
6. Garantizar que la información suministrada al Encargado sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
7. Actualizar la información, comunicando oportunamente al Encargado las novedades respecto de los datos previamente suministrados.
8. Rectificar la información incorrecta y comunicarlo al Encargado.
9. Suministrar al Encargado únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
10. Exigir al Encargado, en todo momento, el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
11. Tramitar las consultas y los reclamos formulados en los términos de la ley.
12. Adoptar y mantener este manual interno de políticas y procedimientos.
13. Cumplir las instrucciones y los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.
14. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
15. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. Ver la cláusula trigésima segunda.
16. Realizar el registro de sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos cuando sea sujeto obligado, en los términos del Decreto 090 de 2018 y de las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.
17. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
18. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
19. Designar al área encargada de la función de protección de datos personales para el trámite de las solicitudes de los titulares. Ver la cláusula trigésima quinta.

Parágrafo único. Si el tratamiento se ejerce mediante un Encargado, KOOMBEA como Responsable garantiza que la información suministrada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y que esté previamente autorizada por el Titular.

Décima primera. Deberes de los Encargados del tratamiento

Los Encargados cumplen los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones que rijan su actividad:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Habeas Data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos que garantice el cumplimiento adecuado de la ley.
7. Registrar en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" cuando corresponda.
8. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por la autoridad competente.
9. Abstenerse de circular información controvertida por el Titular cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad.
12. Cumplir las instrucciones y los requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio.

Décima segunda. Tratamiento de datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles está prohibido conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, salvo en los casos expresamente señalados en el artículo 6:

1. Cuando el Titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos en que por ley no sea requerida.
2. Cuando el tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado.
3. Cuando el tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación u organismo sin ánimo de lucro con finalidad política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
4. Cuando el tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. Cuando el tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, adoptando las medidas conducentes a la supresión de la identidad de los titulares.

En el tratamiento de datos sensibles, cuando sea posible conforme al artículo 6, KOOMBEA cumple estas obligaciones: informar al Titular que no está obligado a autorizar el tratamiento, e informar explícita y previamente cuáles de los datos son sensibles y cuál es la finalidad del tratamiento, obteniendo su consentimiento expreso.

Ninguna actividad puede condicionarse a que el Titular suministre datos sensibles.

Décima tercera. Medios y canales para el ejercicio del Habeas Data

Conforme a la Ley 1581 de 2012, KOOMBEA suministra al Titular los siguientes canales, informados también en el aviso de privacidad:

1. El correo electrónico legal@koombea.com.
2. Formularios y otros métodos simplificados informados en el aviso de privacidad.
3. La atención en las instalaciones físicas del domicilio social principal, Carrera 53 # 79-01, Local 301, Barranquilla, Atlántico.

Capítulo II: Derechos de los titulares de la información

Décima cuarta. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, los titulares tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a KOOMBEA, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a KOOMBEA.
3. Ser informados, previa solicitud, respecto del uso dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
7. Tener acceso a los medios de contacto otorgados por KOOMBEA para ejercer sus derechos.
8. Solicitar la supresión de sus datos personales cuando exista una declaratoria administrativa de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre una infracción al régimen de protección de datos personales.

Décima quinta. Derechos de Habeas Data de niños, niñas y adolescentes

Por la naturaleza sensible de los datos de niños, niñas y adolescentes, el ejercicio del derecho de Habeas Data relacionado con su rectificación, actualización o supresión lo realizan las personas facultadas para representarlos, calidad que debe acreditarse ante KOOMBEA.

Décima sexta. Ejercicio del derecho de acceso

El Titular está facultado para solicitar de forma gratuita a KOOMBEA acceder y consultar si su información personal está siendo objeto de tratamiento, y para solicitar información respecto de la finalidad, las condiciones y las generalidades del mismo. Puede consultar:

1. La existencia efectiva del tratamiento a que están sometidos sus datos.
2. El acceso a sus datos personales en posesión del Responsable.
3. Las circunstancias esenciales del tratamiento, en relación con el tipo de datos tratados y con todas y cada una de las finalidades que lo justifican.

Parágrafo único. Previa acreditación del Titular o de su apoderado, KOOMBEA permite el acceso a los datos solicitados. El acceso no tiene límite de plazo y debe permitir al Titular la posibilidad de actualizarlos en línea si procede su corrección o actualización.

Décima séptima. Ejercicio del derecho de consulta

Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, los titulares o sus causahabientes pueden consultar a KOOMBEA la información de carácter personal que reposa en sus bases de datos.

Parágrafo único. Toda consulta debe ser resuelta por KOOMBEA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recepción. Cuando no sea posible resolverla dentro de ese término, KOOMBEA informa al solicitante por escrito, antes del vencimiento de los diez (10) días, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Décima octava. Reclamos

Si el Titular o su causahabiente considera que la información contenida en las bases de datos de KOOMBEA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o advierte un presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley, puede presentar un reclamo ante KOOMBEA. El reclamo debe identificar al Titular, describir los hechos que le dan lugar, e incluir la dirección de contacto y los documentos que se quieran hacer valer como prueba.

El reclamo se tramita así:

1. Si el reclamo está incompleto, se requiere al Titular para que dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información, se entiende que ha desistido del reclamo.
2. Si KOOMBEA no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a su recepción, e informará por escrito al Titular.
3. Si el reclamo cumple los requisitos, KOOMBEA da respuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible resolverlo dentro de ese término, KOOMBEA informa al solicitante por escrito, antes del vencimiento de los quince (15) días, los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, que en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Décima novena. Ejercicio del derecho de supresión

El Titular puede solicitar la supresión total o parcial de su información personal cuando los datos no sean necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados, o cuando se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de esa finalidad.

Si la supresión es procedente, la sociedad la realiza de manera que la eliminación no permita la recuperación de la información. La solicitud puede ser negada cuando:

1. El Titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de los datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, a la investigación y persecución de delitos, o a la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el Titular.

Vigésima. Ejercicio del derecho de rectificación y actualización

El Titular puede solicitar la rectificación y actualización de sus datos cuando la información se encuentre incompleta o inexacta. En la solicitud debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que soporte su petición.

Vigésima primera. Revocatoria de la autorización

El Titular puede revocar su consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre que no lo impida una disposición legal o contractual. KOOMBEA establece mecanismos sencillos, de fácil acceso y gratuitos para ello.

La revocatoria total procede cuando las finalidades consentidas por el Titular no corresponden a lo efectuado por KOOMBEA, en cuyo caso la sociedad deja de tratar por completo sus datos. La revocatoria parcial procede cuando alguna de las finalidades informadas deja de ser autorizada mientras otras se mantienen; en ese caso KOOMBEA continúa el tratamiento únicamente respecto de las finalidades vigentes, dejando expreso cuáles ya no están autorizadas.

Capítulo III: Del tratamiento

Vigésima segunda. Finalidades del tratamiento

Conforme a los artículos 4 y 12 de la Ley 1581 de 2012, todo tratamiento debe tener una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y con el ordenamiento jurídico colombiano. KOOMBEA informa previamente a los titulares, cuantas veces lo requieran, el objetivo o propósito de sus bases de datos.

Los datos personales suministrados a KOOMBEA por personas naturales, en el marco del ejercicio de su actividad económica principal, son objeto de tratamiento conforme a las siguientes finalidades generales:

1. Cumplir las obligaciones y los compromisos, contractuales o no, existentes con sus grupos de interés.
2. Cumplir las obligaciones legales que involucren datos personales de sus grupos de interés.
3. La gestión comercial y el relacionamiento con sus grupos de interés.
4. El análisis prospectivo sobre tendencias y preferencias de sus grupos de interés en relación con sus bienes y servicios.
5. Conocer de manera prospectiva las necesidades de sus grupos de interés para innovar y satisfacerlas.
6. Comunicar a sus grupos de interés información sobre sus bienes, servicios, publicaciones, eventos de capacitación, actividades empresariales y publicidad asociada a su actividad empresarial, dentro de los límites de horario, frecuencia y canal que fija la Ley 2300 de 2023. Ver la cláusula trigésima tercera.
7. Desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial.

Parágrafo único. KOOMBEA no realiza decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos o similarmente significativos sobre el Titular sin intervención humana.

Vigésima tercera. Accionistas

KOOMBEA solo usa los datos personales de sus accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente, incluyendo:

1. Consultar, comparar, analizar, procesar y evaluar la información sobre el accionista en sus bases de datos.
2. Informar al Titular cualquier situación relevante relacionada con su calidad de accionista.
3. Enviar convocatorias para las reuniones ordinarias y extraordinarias de la Asamblea General de Accionistas.
4. Llevar a cabo las anotaciones y operaciones relacionadas con su calidad de accionista.
5. Atender las labores de servicio y de atención al accionista.
6. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la sociedad con el accionista.
7. Prevenir, detectar y controlar cualquier actividad que se pueda interpretar como fraude, trato inequitativo o violación de la confidencialidad.
8. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con el Responsable.
9. Cumplir las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
10. Enviar los datos personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior para conservar copias de seguridad, incluso cuando el Responsable contrate estos servicios con plataformas en la nube.
11. Transmitir o transferir los datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el extranjero, con fines administrativos u operativos, en los términos de la cláusula trigésima cuarta.
12. Aplicar los procedimientos de archivo, protección y custodia de datos personales.
13. Informar sobre las modificaciones a estas políticas y solicitar nuevas autorizaciones cuando corresponda.
14. Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando KOOMBEA sea sujeto obligado.
15. Las demás finalidades que determine KOOMBEA para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y regulatorias.
16. Las demás finalidades que resulten necesarias y se deriven del desarrollo normal de la relación con el accionista.

Parágrafo único. Los datos de los accionistas de KOOMBEA se consideran información reservada, pues están registrados en libros de comercio y tienen carácter de reserva por disposición legal. El acceso a esa información se realiza conforme a las normas del Código de Comercio que regulan la materia.

Vigésima cuarta. Empleados

En el marco de sus labores de gestión humana, KOOMBEA recolecta, almacena, usa, transfiere, transmite y en general realiza tratamiento sobre los datos personales de sus empleados, con las siguientes finalidades:

1. Consultar, comparar, analizar, procesar y evaluar la información sobre el empleado en sus bases de datos.
2. Informar al Titular cualquier situación relevante relacionada con su calidad de empleado y mantener una comunicación eficiente sobre el vínculo laboral.
3. Cumplir las obligaciones y ejercer los derechos que se derivan de su calidad de empleador, directamente o con el apoyo de terceros con quienes se comparte información personal, tales como entidades de seguridad social y parafiscales, operadores de información y empresas de servicios que requieran datos personales para los fines del objeto contratado.
4. Pagar salarios, prestaciones sociales, vacaciones, comisiones, viáticos, bonos y cualquier otra suma relacionada con la prestación de servicios personales a la sociedad.
5. Administrar el recurso humano a través de procesos de capacitación, evaluaciones de desempeño, programas de bienestar social y salud ocupacional, expedición de certificaciones laborales y suministro de referencias laborales cuando sean solicitadas.
6. Verificar y evaluar las competencias laborales y personales de sus empleados.
7. Aplicar procedimientos internos con fines de desarrollo operativo y de administración de sistemas e información.
8. Realizar estudios internos sobre hábitos de sus empleados y de sus núcleos familiares para programas de bienestar y clima organizacional.
9. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con KOOMBEA.
10. Cumplir las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
11. Enviar los datos personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior para conservar copias de seguridad, incluso cuando se contraten servicios con plataformas en la nube.
12. Transmitir o transferir los datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el extranjero, con fines administrativos u operativos, en los términos de la cláusula trigésima cuarta.
13. Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada, y aplicar los procedimientos de archivo, protección y custodia de datos personales.
14. Adelantar campañas de actualización de datos.
15. Informar sobre las modificaciones a estas políticas y solicitar nuevas autorizaciones cuando corresponda.
16. Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando KOOMBEA sea sujeto obligado.
17. Las demás finalidades que determine KOOMBEA para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y regulatorias.
18. Las demás finalidades que resulten necesarias y se deriven del desarrollo normal de la relación laboral.

Parágrafo único. Los datos personales obtenidos en el proceso de selección del personal seleccionado se almacenan en su respectiva carpeta personal. Si KOOMBEA contrata procesos de selección con terceros, regula en los contratos el tratamiento que debe darse a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información obtenida. El mismo procedimiento aplica cuando se contrate personal a través de una empresa temporal.

Vigésima quinta. Ex empleados

KOOMBEA realiza tratamiento sobre los datos personales de sus ex empleados con las siguientes finalidades:

1. Consultar, comparar, analizar, procesar y evaluar la información sobre el ex empleado en sus bases de datos.
2. Almacenar y custodiar sus datos personales bajo condiciones de seguridad, por el término que la norma le exija.
3. Emitir certificaciones relativas a su relación con KOOMBEA.
4. Enviar los datos personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior para conservar copias de seguridad.
5. Transmitir o transferir los datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el extranjero, con fines administrativos u operativos, en los términos de la cláusula trigésima cuarta.
6. Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada, y aplicar los procedimientos de archivo, protección y custodia.
7. Adelantar campañas de actualización de datos.
8. Informar sobre las modificaciones a estas políticas y solicitar nuevas autorizaciones cuando corresponda.
9. Las demás finalidades que determine KOOMBEA para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y regulatorias.

Vigésima sexta. Clientes

En el desarrollo de sus actividades comerciales, KOOMBEA realiza tratamiento sobre los datos personales de sus clientes, con las siguientes finalidades:

1. Consultar, comparar, analizar, procesar y evaluar la información sobre el cliente en sus bases de datos.
2. Gestionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias presentadas por clientes o por terceros, y direccionarlas a las áreas responsables de emitir la respuesta correspondiente.
3. Elaborar estadísticas, encuestas y análisis de tendencias del mercado sobre los productos y servicios prestados por KOOMBEA.
4. Segmentar a los clientes con fines de comercialización de los productos y servicios ofrecidos por KOOMBEA.
5. Enviar información y ofertas sobre los productos y servicios que presta o que pudiera llegar a prestar, dentro de los límites de horario, frecuencia y canal que fija la Ley 2300 de 2023.
6. Enviar información de interés e invitaciones a eventos programados por KOOMBEA.
7. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con KOOMBEA.
8. Cumplir las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
9. Enviar los datos personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior para conservar copias de seguridad, incluso cuando se contraten servicios con plataformas en la nube.
10. Transmitir o transferir los datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el extranjero, con fines administrativos u operativos, en los términos de la cláusula trigésima cuarta.
11. Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada, y aplicar los procedimientos de archivo, protección y custodia.
12. Adelantar campañas de actualización de datos.
13. Informar sobre las modificaciones a estas políticas y solicitar nuevas autorizaciones cuando corresponda.
14. Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando KOOMBEA sea sujeto obligado.
15. Las demás finalidades que determine KOOMBEA para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y regulatorias.

Parágrafo único. Datos que KOOMBEA trata por cuenta de un cliente. Cuando KOOMBEA construye, mantiene u opera un producto digital para un cliente y en ese producto se tratan datos personales de terceros, el cliente es el Responsable del tratamiento y KOOMBEA actúa como Encargado. En ese supuesto se aplican los deberes de la cláusula décima primera y lo que disponga el contrato con el cliente, y la política de privacidad aplicable a esos titulares es la del cliente, no la presente.

Vigésima séptima. Proveedores

KOOMBEA realiza tratamiento sobre los datos personales de sus proveedores con las siguientes finalidades:

1. Consultar, comparar, analizar, procesar y evaluar la información sobre el proveedor en sus bases de datos.
2. Enviar información de interés e invitaciones a eventos programados por KOOMBEA.
3. Emitir certificaciones relativas a la relación del Titular con KOOMBEA.
4. Cumplir las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables.
5. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por el proveedor.
6. Realizar estudios internos sobre los hábitos de sus proveedores.
7. Enviar los datos personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior para conservar copias de seguridad.
8. Transmitir o transferir los datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el extranjero, con fines administrativos u operativos, en los términos de la cláusula trigésima cuarta.
9. Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada, y aplicar los procedimientos de archivo, protección y custodia.
10. Adelantar campañas de actualización de datos.
11. Informar sobre las modificaciones a estas políticas y solicitar nuevas autorizaciones cuando corresponda.
12. Registrar las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando KOOMBEA sea sujeto obligado.
13. Las demás finalidades que determine KOOMBEA para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y regulatorias.

Vigésima octava. Postulantes

KOOMBEA realiza tratamiento sobre los datos personales de quienes se postulan a sus vacantes, con las siguientes finalidades:

1. Consultar, comparar, analizar, procesar y evaluar la información sobre el postulante en sus bases de datos.
2. Almacenar y custodiar sus datos personales bajo condiciones de seguridad, por el término que la norma le exija.
3. Enviar los datos personales por medio seguro a servidores ubicados en Colombia o en el exterior para conservar copias de seguridad.
4. Transmitir o transferir los datos personales a terceros ubicados en Colombia o en el extranjero, con fines administrativos u operativos, en los términos de la cláusula trigésima cuarta.
5. Ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada, y aplicar los procedimientos de archivo, protección y custodia.
6. Adelantar campañas de actualización de datos.
7. Informar sobre las modificaciones a estas políticas y solicitar nuevas autorizaciones cuando corresponda.
8. Las demás finalidades que determine KOOMBEA para dar cumplimiento a sus obligaciones legales y regulatorias.

Parágrafo único. Los grupos de interés y las finalidades mencionadas en esta política son enunciativos. KOOMBEA podrá crear nuevos grupos de interés con finalidades distintas a las enunciadas, que serán objeto de conocimiento previo, expreso e informado por parte de los titulares a través de la correspondiente autorización.

Vigésima novena. Plazos de conservación

En aplicación del principio de temporalidad, KOOMBEA conserva los datos personales durante los siguientes plazos, contados desde el último contacto o desde la terminación de la relación, según corresponda:

Vencido el plazo aplicable, y salvo que exista un deber legal o contractual de conservación, los datos se suprimen de manera que la eliminación no permita su recuperación.

Capítulo IV: Mecanismos de seguridad de la información

Trigésima. Medidas de seguridad

Conforme al principio de seguridad de la Ley 1581 de 2012, KOOMBEA adopta las medidas necesarias de carácter técnico, humano y administrativo con las que garantiza la seguridad y el carácter privado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Estas medidas incluyen el control de accesos bajo el principio de mínimo privilegio, el cifrado de la información en tránsito, la gestión de credenciales y el registro de accesos a los sistemas que contienen información personal.

Ningún sistema es perfectamente seguro y KOOMBEA no afirma lo contrario.

Trigésima primera. Implementación de las medidas y personal autorizado

KOOMBEA mantiene protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal que tiene acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información. Para ello capacita al personal que ingresa a la sociedad respecto de:

1. Esta política de tratamiento y protección de datos personales.
2. El ámbito de aplicación del procedimiento, con especificación detallada de los recursos protegidos.
3. Las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido por la ley.

KOOMBEA realiza controles periódicos para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad implementado.

Trigésima segunda. Cookies y tratamiento en entornos digitales

El sitio web de KOOMBEA utiliza cookies y tecnologías similares. Esta cláusula no existía en la versión anterior de esta política y se incorpora para describir con precisión lo que ocurre en el sitio.

Estrictamente necesarias. Permiten que el sitio funcione y recuerden preferencias que el visitante fijó de forma deliberada, como el tema claro u oscuro y la preferencia de movimiento reducido. Se almacenan en el navegador del visitante y no se envían a terceros.

Analítica y medición. El sitio carga Google Tag Manager, a través del cual se configura la medición de audiencia, y la medición de métricas de rendimiento web de Cloudflare. Estas herramientas registran páginas visitadas, dirección IP, tipo de navegador y de dispositivo, URL de referencia y marcas de tiempo.

Mercadeo y relacionamiento. El sitio carga el código de seguimiento de HubSpot, que es a la vez la herramienta de gestión de relaciones con clientes de KOOMBEA y el mecanismo por el cual se reciben los formularios del sitio. Cuando un visitante diligencia un formulario, los datos que ingresa se envían a HubSpot y quedan asociados a la actividad de navegación registrada por ese código.

El visitante puede controlar o eliminar las cookies desde la configuración de su navegador, y puede solicitar a KOOMBEA información sobre este tratamiento, o su cesación, escribiendo a legal@koombea.com. La desactivación de las cookies estrictamente necesarias puede impedir el funcionamiento correcto del sitio.

KOOMBEA no vende datos personales.

Trigésima tercera. Incidentes de seguridad

Cuando se presente una violación de los códigos de seguridad o exista un riesgo en la administración de la información de los titulares, KOOMBEA informa a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos y por los canales que esa entidad disponga para el reporte de incidentes, y notifica a los titulares afectados cuando el incidente pueda comprometer sus derechos, indicando la naturaleza del incidente, los datos involucrados y las medidas adoptadas.

Capítulo V: Comunicaciones comerciales y transferencia internacional

Trigésima cuarta. Contacto con fines comerciales

En el envío de comunicaciones con fines comerciales o de cobranza, KOOMBEA observa la Ley 2300 de 2023, vigente desde el 10 de octubre de 2023. En consecuencia:

1. El contacto por mensajes de texto, mensajería por aplicaciones, correo electrónico y llamadas telefónicas se realiza de lunes a viernes entre las 7:00 y las 19:00, y los sábados entre las 8:00 y las 15:00. No se realiza los domingos ni los días festivos.
2. El contacto se realiza máximo una vez al día, y no por más de un canal en una misma semana.
3. KOOMBEA consulta el Registro Nacional de Excluidos antes de contactar a un consumidor con fines comerciales y se abstiene de contactar a quien esté inscrito en él.
4. Toda comunicación de mercadeo incluye un mecanismo funcional para solicitar que cese el contacto.

El Titular puede solicitar en cualquier momento, escribiendo a legal@koombea.com, que KOOMBEA deje de contactarlo con fines comerciales, sin que esa solicitud afecte las comunicaciones necesarias para la ejecución de un contrato vigente.

Trigésima quinta. Transferencia y transmisión internacional de datos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, KOOMBEA puede transferir y transmitir datos personales al exterior, sujeto a los requisitos legales aplicables. KOOMBEA opera desde Barranquilla, Colombia y desde Naples, Florida, Estados Unidos, y utiliza proveedores de servicios en la nube, por lo que la información personal es tratada fuera de Colombia, incluyendo Estados Unidos.

Con la aceptación de esta política, el Titular autoriza expresamente esa transferencia para las relaciones que KOOMBEA requiera establecer, sin perjuicio de la obligación de observar y mantener la confidencialidad de la información.

KOOMBEA adopta las medidas necesarias para que esos terceros conozcan y se comprometan a observar lo dispuesto en esta política, en el entendido de que la información personal que reciban únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con las finalidades autorizadas por el Titular. Cuando el país de destino no ofrezca un nivel adecuado de protección conforme a los estándares que fije la Superintendencia de Industria y Comercio, la transferencia se ampara en un contrato de transmisión de datos personales que imponga al receptor las obligaciones del Encargado, o en alguna de las excepciones previstas en la ley.

Parágrafo único. La sociedad también puede compartir información personal con autoridades gubernamentales o públicas, incluidas autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal, así como con terceros participantes en procedimientos legales y con sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, en cumplimiento de lo dispuesto en las leyes vigentes.

Capítulo VI: Consideraciones finales

Trigésima sexta. Modificaciones a esta política

KOOMBEA puede cambiar los términos de esta política, sin perjuicio de las garantías dispuestas en el régimen colombiano de protección de datos personales. Los cambios sustanciales entran en vigor treinta (30) días después de haber sido publicados en la página web principal de la sociedad. La fecha de la última actualización aparece al comienzo de este documento.

Trigésima séptima. Área responsable y datos de contacto

KOOMBEA ha dispuesto al área legal como responsable del manejo de datos personales y de la atención de las peticiones, quejas, reclamos y consultas relacionadas con su protección, conforme a la ley y a esta política.

El Titular puede hacer valer sus derechos a través del correo electrónico legal@koombea.com.

Trigésima octava. Comunicaciones

Si el Titular considera que otra persona está vulnerando sus derechos conforme a esta política, puede remitir un correo electrónico con la descripción del caso a legal@koombea.com. Por el mismo canal puede formular preguntas y consultas respecto de lo expresado en esta política.

Agotado el trámite de consulta o reclamo ante KOOMBEA, el Titular puede presentar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.